Emisión de Proforma
13 de abril de 2020 Sin comentarios Guías y Ejemplos Enrique Vásquez

A partir de la versión 0.2.581 de nuestro Sistema de Facturación Electrónica, es posible utilizar realizar la emisión de proformas a través de la sección proformas.

Esta nueva funcionalidad se encuentra habilitada en todas las distribuciones del producto a partir del nivel START+INV, para la versión START está disponible como módulo opcional con un pequeño costo adicional.

Si requieres mas información al respecto contactanos.

Vamos a hacer una revisión de todos los aspectos de la nueva funcionalidad que se ha incorporado a nuestro producto de facturación electrónica.

Con el módulo proformas es posible:

Analizaremos en detalle cada sección.

EMISIÓN / CREACIÓN DE UNA NUEVA PROFORMA

Para realizar una nueva proforma, nos valemos del botón Nueva Proforma, se nos muestra entonces, la ventana principal para el ingreso de la proforma.

ventana de emisión de proforma

En esta ventana podemos ingresar libremente los elementos que deseamos indicar en la proforma.

El principio de ingreso, es el mismo que se utiliza para realizar una factura.

Elegimos un cliente y escribimos algún elemento para poder grabar nuestra proforma.

A través del botón de búsqueda, el cual está situado en el lado derecho de la casilla donde se escriben los rubros que componen la proforma, se puede buscar descripciones que se hayan utilizado en pasado sea para facturas o proformas.
 
He aquí un ejemplo de una proforma lista para ser ingresada en el programa.
emisión proforma ejemplo

Presionamos, entonces, el botón para guardar la proforma.

El programa una vez que ha grabado la nueva proforma, cambia el nombre del titulo de la ventana y coloca ahí el número de proforma que se ha utilizado.

titulo ventana proforma
Opciones de emisión proforma
Ademas de eso, se des-habilita el botón de guardado y se muestran otros botones mas que están disponibles solo para proformas ya guardadas.

Estos botones sirven para poder: Duplicar, facturar o imprimir la proforma.

Cada una de estas opciones la veremos más adelante en este mismo artículo.

Modificar una Proforma
Para acceder a la modifica de una proforma, hay mas de un camino que se puede seguir.

1) por medio del botón Proformas en la ventana principal

botón modifica proforma
Aparece la ventana desde donde podremos elegir la proforma que deseamos abrir realizando un doble clic en la linea donde se encuentra.
ventana proformas registradas

 2) En la ficha del cliente, pestaña Proformas

sección proformas ficha cliente
 
Desde esta sección podemos abrir la proforma realizando un doble clic en el número.

Estos dos métodos para abrir una proforma, nos conducen al mismo lugar:

La ventana desde donde se pueden realizar las modificaciones a la proforma.

emisión proforma ejemplo
Si una proforma ha sido ya facturada, esta no puede ser modificada.

Esto porque el programa ingresa un vínculo entre la proforma y la factura para evitar que en futuro se pueda confundir con el origen de una factura.

Es decir una factura puede ser solo ‘ligada’ a una sola proforma y viceversa.

Por este motivo se ha creado una opción en la que podemos duplicar una proforma para poder usar el mismo contenido con otro cliente.

Impresión de una Proforma
Para facilitar la impresión de una proforma, se han colocado diversos puntos desde donde esta actividad puede ser realizada, estos puntos son los siguientes:
 

1) Desde el menú contextual en la ventana de selección de la proforma que se desea abrir.

Este menú, aparece cuando hacemos clic con el botón derecho del ratón sobre la linea del grid que contiene el elenco de las proformas.
menú contextual proformas
botón imprimir proforma

2) Desde la ventana de edición de la proforma.

este botón se encuentra al lado izquierdo del botón de guardar.

3) desde la ficha cliente, pestaña Proformas

botón imprimir proforma ficha cliente
Cada uno de estas posibilidades conduce al mismo destino, la impresión de la proforma, he aquí un ejemplo.
 
vista previa proforma
Duplicar Proforma

La duplicación de una proforma, se puede realizar tramite los botones de duplicación que se han colocado en las siguientes secciones del programa:

1) Desde el menú contextual en la ventana de selección de la proforma que se desea abrir.
 
Menu contextual proformas
2) Desde la ventana de edición de la proforma.
 
duplicar proforma
3) desde la ficha cliente, pestaña Proformas
 
duplicar desde ficha cliente
con esta opción aparece la ventana desde donde podemos realizar la duplicación.

En esta ventana seleccionamos el cliente a quien será asignada la nueva proforma, y después presionamos el botón “Duplicar Proforma”.

Ventana duplicar proforma
mensaje del sistema

El programa inicia a realizar una copia de la proforma y cuando ha terminado nos informa el numero que ha asignado a la nueva proforma creada.

Facturar una Proforma

Para realizar la factura de una proforma, podemos utilizar uno de las 3 siguientes rutas:

facturar proforma

1) Desde el menú contextual en la ventana de selección de la proforma que se desea abrir.

botón facturar proforma

2) Desde la ventana de edición de la proforma.

facturar proforma
3) desde la ficha cliente, pestaña Proformas
 
Al seleccionar la opción de facturar la proforma el programa nos hace una pregunta para confirmar la operación.

Luego de confirmar la operación se nos muestra el numero de factura que se le asigno al documento.

mensaje del sistema
mensaje del sistema
Sobre el autor
Enrique Vásquez Programador desde 1988, con la pasion por la escritura de articulos de todo tipo. Actualmente desarrolla para ZEVEN S.A. el Sistema de Facturación Electrónica. Ecuatoriano de nacimiento e Italiano por residencia Escribe desde Génova ciudad a la que ha llegado a querer tanto como su Guayaquil natal. Padre de dos hijos que son su orgullo, y esposo de una mujer excepcional.

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