La anulación de documentos es uno de los argumentos que mas veces se me presenta con clientes que, pasan de una facturación manual (si, propio escrita aún con la mano) y con un formato pre-impreso, a una facturación electrónica o digital.

En la facturación manual o en formato pre-impreso, el proceso de anulación de un documento es muy simple, se trazan dos rayas en el documento y/o se escribe con letra grande la palabra ANULADO.

Esta operación es suficiente, se archiva el documento y se entiende que ha sido anulado.

No pediremos nunca que el documento sea pagado.

En formatos pre-impresos el numero de factura que ha sido anulado no puede volver a ser utilizado y tendremos un ‘hueco’ a nivel de secuencia de número de documentos válidos, pero, justificado porque poseemos en forma física el papel del documento anulado.

¿Esta operación como se traduce en un sistema informático de facturación electrónica?

Respondemos a esta pregunta, siguiendo las diferentes posibilidades que tendríamos en nuestro Sistema de Facturación Electrónica.

• Hemos emitido una factura, pero aún no hemos realizado la trasmisión al SRI
• Hemos emitido una factura y ya hemos hecho la trasmisión al SRI
• Hemos emitido una nota de crédito, queremos anularla, pero aún no la hemos transmitido al SRI
• Hemos emitido una nota de crédito, queremos anularla, y ya la hemos transmitido al SRI

HEMOS EMITIDO UNA FACTURA, PERO AÚN NO HEMOS REALIZADO LA TRASMISIÓN AL SRI

Tenemos una factura que necesitamos anular porque el cliente ya no desea el articulo o servicio que le hemos facturado y la factura en si no tendrá ningún efecto en nuestra operación comercial.

Para realizar la misma operación que haríamos si estuviéramos aún en la facturación manual, registraremos el pago total de la factura indicando como método de pago ANULACIÓN.

Dicho método de pago, tiene que haber sido previamente creado.

El siguiente paso es no transmitir esta factura al SRI, para indicar al programa que esta factura no tiene que ser transmitida, seguimos el siguiente paso ilustrado en la siguiente secuencia de imágenes.

en la ventana que aparece.

Sobre la linea donde se encuentra la factura, hacemos clic con el botón derecho del ratón.

En el menú que aparece, seleccionamos la opción Ya Trasmitida

El programa nos hará una pregunta para confirmar la operación de anulación.

Respondemos SI a la pregunta.

Se nos muestra entonces un mensaje que confirma que la operación se realizó satisfactoriamente.

HEMOS EMITIDO UNA FACTURA Y YA HEMOS HECHO LA TRASMISIÓN AL SRI

En el caso que una factura que hemos emitido y hemos además transmitido al SRI, sea necesario anularla, el consejo es el de realizar una nota de crédito y transmitirla al SRI.

Realizando esta operación, a nivel contable se registra el pago automático de la factura y a nivel de SRI se anula el dato del IVA.

No se aconseja de realizar el proceso de anulación en el sitio del SRI para este caso.

HEMOS EMITIDO UNA NOTA DE CRÉDITO, QUEREMOS ANULARLA, PERO AÚN NO LA HEMOS TRANSMITIDO AL SRI

Si nos encontramos en esta situación, lo que tenemos que hacer primero es anular el pago que en forma automática el programa ingresa al momento de la generación de la nota de crédito.

Seguimos el recorrido indicado por la figura.

En la ventana que nos aparece, hacemos clic en el botón de búsqueda para seleccionar la factura a la que hemos hecho la nota de crédito que queremos “anular”.

Se nos muestra un elenco con las facturas que aún no han sido pagadas.

En esta sección seleccionamos la factura.

Si la nota de crédito que hemos realizado, ha sido por el importo total de la factura, esta no se mostrará en este elenco.

Para poder visualizar una factura completamente pagada, hacemos clic en la casilla Ver facturas pagadas, en modo que se nos muestre las facturas ya pagadas en su totalidad.

Podemos ademas utilizar la casilla debajo del elenco para filtrar las facturas por razón social.

Una vez seleccionada la factura, el programa carga los datos y se nos muestra todos los pagos que han sido realizados, y entre los cuales se encuentra la nota de crédito que hemos emitido y que queremos “anular”.

En la sección Registro Pago, escribimos el valor de la nota de crédito en negativo.

Procedemos con el registro del pago confirmando siempre la operación.

Ahora es momento de indicar al programa que esta nota de crédito no debe ser transmitida al SRI.

Para realizar esto, seguimos lo indicado.

En la ventana que aparece, localizamos la linea que contiene la nota de crédito y hacemos clic con el botón derecho del ratón.

En el menú que nos viene propuesto, seleccionamos la opción Ya transmitida.

El programa nos hace una pregunta para confirmar la operación.

Confirmamos la operación y recibiremos un mensaje indicándonos que se realizó la operación.

Hemos realizado la anulación de la nota de crédito.

HEMOS EMITIDO UNA NOTA DE CRÉDITO, QUEREMOS ANULARLA, Y YA LA HEMOS TRANSMITIDO AL SRI

Lo primero que tenemos que realizar es todo el proceso de anulación dela nota de crédito a través del sitio web del SRI.

Una vez que tenemos la seguridad que la nota de crédito ha sido anulada en el SRI, podemos continuar.

Seguimos el recorrido indicado por la figura.

En la ventana que nos aparece, hacemos clic en el botón de búsqueda para seleccionar la factura a la que hemos hecho la nota de crédito que queremos “anular”.

Se nos muestra un elenco con las facturas que aún no han sido pagadas.

En esta sección seleccionamos la factura.

Si la nota de crédito que hemos realizado, ha sido por el importo total de la factura, esta no se mostrará en este elenco.

Para poder visualizar una factura completamente pagada, hacemos clic en la casilla Ver facturas pagadas, en modo que se nos muestre las facturas ya pagadas en su totalidad.

Podemos ademas utilizar la casilla debajo del elenco para filtrar las facturas por razón social.

Una vez seleccionada la factura, el programa carga los datos y se nos muestra todos los pagos que han sido realizados, y entre los cuales se encuentra la nota de crédito que hemos emitido y que queremos “anular”.

En la sección Registro Pago, escribimos el valor de la nota de crédito en negativo.

Procedemos con el registro del pago confirmando siempre la operación.

Hemos indicado al programa que la nota de crédito no tiene ningún efecto sobre la factura original y podemos darla por “anulada”.