Dentro del Sistema de Facturación Electrónica, existen diferentes menúes contextuales, que han sido colocados para facilitar el acceso a las diferentes opciones que el programa ofrece.

En este articulo explicaremos todas las opciones y dónde se encuentra el menú contextual de las facturas.

El menú contextual de las facturas contiene diez botones con opciones que permiten acceder en modo más rápido a las diferentes partes del programa que tienen que ver con las facturas.

Cuando todavía alguna opción no está disponible por que la factura no cumple el requisito para utilizarla, el botón se presenta descolorido lo que significa que esa opción no está disponible aún.

Veremos en este artículo los siguientes temas:

• R.I.D.E.
• XML del SRI
• Email R.I.D.E.
• Historia Email
• Cambiar Fecha
• Ya transmitida
• Registrar Cobro
• Recibir Retención
• Imprimir Ticket
• Preliminar
• Donde se encuentra el menú contextual de las facturas

R.I.D.E (Representación Impresa de Documentos Electrónicos)

Esta opción nos permite abrir directamente el archivo PDF del R.I.D.E. factura.

El archivo R.I.D.E. está disponible sólo si la factura ha sido transmitida al SRI y se ha recibido la autorización y la respuesta positiva de aceptación de la factura a través del servicio disponible por el SRI.

Cada vez que realizamos una trasmisión de documentos al SRI y se recibe la autorización, el programa graba el archivo PDF de la factura en la base de datos, por lo tanto, no es necesario conservar este documento fuera del programa.

Se recuerda que nuestro Sistema de Facturación Electrónica tiene características de un programa de gestión de documentos

XML DEL SRI

Cuando recibimos la autorización de una factura por parte del servicio del SRI el programa archiva el documento que nos envía el SRI, el cual contiene el mensaje de autorización y la factura en formato XML.

A través de esta opción podemos visualizar el archivo XML.

También podemos guardar en un archivo externo el archivo a través del botón Guardar archivo que se encuentra en la ventana que nos muestra el documento XML.

Esta opción está disponible sólo si la factura ha sido trasmitida.

EMAIL R.I.D.E.

Esta opción está disponible sólo para documentos que ya han sido trasmitidos.

Sirve para enviar o re-enviar por correo electrónico el R.I.D.E. y el archivo XML de la factura al cliente.

Se tiene que haber previamente configurado los parámetros de envió de correo electrónico en el programa y el cliente tiene que tener registrado en su ficha una dirección de correo electrónico.

Se recuerda que si tenemos configurados los parámetros de envió de correo electrónico y el cliente tiene registrado en la ficha una dirección de correo electrónico, el programa, al momento de la transmisión de la factura al SRI, envía en automático el R.I.D.E y el archivo XML cuando recibe la autorización del SRI.

HISTORIA EMAIL

Cada vez que en forma automática o en forma manual, indicamos al programa que realice el envío por correo electrónico del R.I.D.E y del archivo XML, este, se registra en la base de datos para que podamos consultar el registro de envíos por correo electrónico del documento.

A través de esta opción, se nos muestra la ventana que contiene el registro de las veces que el documento ha sido enviado por correo electrónico.

Si el programa, por algún motivo no logra enviar los archivos por correo electrónico, la actividad no viene registrada en la base de datos.

Por lo tanto, en este registro están sólo los envíos que se lograron realizar.

CAMBIAR FECHA

Esta opción se activa sólo si el usuario es un usuario tipo Administrador.

Esta opción se ha incluido para facilitar el ingreso de facturas realizadas en formato pre-impreso o con algún otro método, pero se desea ingresarlas al sistema por motivos de cobro.

Aquí un vídeo donde explicamos como ingresar facturas anteriores al uso de nuestro sistema.

YA TRANSMITIDA

Esta opción sirve para evitar que alguna factura sea transmitida durante el proceso de transmisión de documentos electrónicos al SRI.

Además podría ser necesario utilizarla, si estamos en la situación de tener que anular alguna factura.

Si la factura aún no ha sido transmitida, esta opción estará des-habilitada.

REGISTRAR COBRO

Utilizando esta opción el programa nos lleva directamente a la ventana de registro del cobro de la factura, y además carga en automático los datos y nos pide solamente que indiquemos el monto del pago.

Si la factura está pagada completamente esta opción aparece des-habilitada.

Podemos ver en este vídeo como funciona el registro del cobro.

RECIBIR RETENCIÓN

Si el cliente al que hemos emitido la factura, nos envía un comprobante de retención, podemos, a través de esta opción abrir directamente el registro de la retención recibida.

La ventaja de este acceso, es que el programa abre la ventana para el registro de la retención recibida, cargando en automático los datos de la factura de modo que ingresamos solo el contenido del comprobante de retención.

IMPRIMIR TICKET

Cuando tenemos una impresora de tickets, y utilizamos el modulo POS para la emisión de las facturas, el Sistema de Facturación Electrónica, permite imprimir antes de la trasmisión de la factura, un ticket que podemos entregar al cliente.

Este documento no tiene validez, debido a que el documento válido es el archivo XML que se recibe a través del servicio del SRI.

Este ticket contiene los elementos básicos indicados en la guía técnica del SRI.

Podemos utilizar esta opción cada vez que necesitamos imprimir una copia en formato ticket de la factura.

Este formato vienen propuesto cada vez que se emite una factura.

Este formato ha sido colocado en el programa para facilitar las actividades de venta al por menor, como las ferreterías y tiendas varias.

Si se utiliza el modulo POS para la emisión de la factura, el programa imprime en automático el ticket.

PRELIMINAR FACTURA

Además del Ticket, existe también este formato provisorio de la factura, que podemos utilizar para entregar a los clientes antes de realizar la trasmisión de la factura al SRI.

Este formato esta inspirado en el formato pre-impreso con las indicaciones del documento guía del SRI.

Está diseñado para ser impreso en un tamaño de papel A5.

Al utilizar esta opción el programa crea directamente un archivo PDF que luego viene visualizado a través del programa para abrir PDFs que tengamos predefinido en nuestro sistema operativo.

¿DÓNDE SE ENCUENTRA ESTE MENÚ?

Una vez que hemos visto, cada una de las opciones del menú contextual de las facturas, ahora veremos en que partes del programa, este menú puede ser visualizado.

Para visualizarlo es suficiente hacer un clic con el botón derecho del ratón sobre el numero de la factura o en algunos casos, sobre la linea donde se encuentra la factura.

En la ventana con el elenco de las facturas que se han emitido.

En la ventana de transmisión de documentos electrónicos.

En la ficha cliente, pestaña facturas

Para quienes tenga el Módulo Servicio en uso, en la pestaña servicios de la ficha cliente.

Espero que este artículo sea de utilidad para quienes utilicen nuestro Sistema de Facturación Electrónica.